Teil der Themenreihe eAU-Bescheinigung
Arbeitsunfähigkeiten gehören zum täglichen Personalmanagement. Für HR bedeutet das nicht nur, Fehlzeiten korrekt zu erfassen. Auch die Verarbeitung von eAU-Informationen, die Verwaltung von Abwesenheiten und die Prüfung anrechenbarer Vorerkrankungen müssen zuverlässig ineinandergreifen. Mit dem ZEUS® Workforce Management lassen sich diese Prozesse direkt mit der digitalen Zeiterfassung verbinden. Arbeitsunfähigkeiten werden zentral verwaltet, relevante Informationen stehen für weitere Prozesse zur Verfügung und mit dem EEL-Verfahren können Vorerkrankungsanfragen direkt im System bearbeitet werden.
Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) werden Informationen zur Arbeitsunfähigkeit digital übermittelt. Für Unternehmen bedeutet das eine Veränderung gegenüber dem früheren papierbasierten Prozess.
ZEUS® unterstützt dabei, Arbeitsunfähigkeitsinformationen in den digitalen Fehlzeitenprozess einzubinden. Dadurch bleiben relevante Informationen direkt in der Anwendung verfügbar und können mit den entsprechenden Mitarbeiter- und Zeitdaten verknüpft werden.
Nicht jede neue Arbeitsunfähigkeit ist automatisch eine vollständig neue Erkrankung. Treten innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehrere Fehlzeiten auf, kann die Frage entstehen, ob frühere Arbeitsunfähigkeitszeiten als anrechenbare Vorerkrankungen berücksichtigt werden können. Hier setzt das EEL-Verfahren (Entgeltersatzleistungen) an. ZEUS® unterstützt diesen Prozess direkt innerhalb der digitalen Zeiterfassung. Relevante Fehlzeiten können für die Prüfung herangezogen werden. Sind die Voraussetzungen für eine Vorerkrankungsanfrage erfüllt, kann diese direkt im System angestoßen und anschließend weiterverarbeitet werden.
Eine Arbeitsunfähigkeit ist zunächst ein gewöhnlicher Vorgang im Personalalltag: Sie wird erfasst, im Personalkalender dokumentiert und für die weitere Personalverwaltung berücksichtigt. Komplexer wird es, wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraums weitere Arbeitsunfähigkeiten hinzukommen und geprüft werden muss, ob frühere Fehlzeiten als anrechenbare Vorerkrankungen berücksichtigt werden können. Genau hier setzt das EEL-Verfahren an. Die Verbindung zur digitalen Zeiterfassung ist entscheidend, denn viele der benötigten Informationen entstehen bereits bei der täglichen Verwaltung von Arbeits- und Fehlzeiten.
eAU, Zeiterfassung und EEL übernehmen unterschiedliche Aufgaben, bauen im digitalen Fehlzeitenmanagement aber aufeinander auf. Die eAU stellt Informationen zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch bereit, während die Zeiterfassung Beginn und Ende der Fehlzeit dokumentiert und bereits vorhandene Arbeitsunfähigkeiten im Personalkalender verfügbar macht. Wird eine Prüfung auf anrechenbare Vorerkrankungen erforderlich, können diese Daten für eine EEL-Anfrage genutzt werden. Die Rückmeldung des Sozialversicherungsträgers wird anschließend wieder dem entsprechenden Vorgang zugeordnet.
Mit ZEUS® ist die EEL-Funktion direkt mit der digitalen Zeiterfassung verbunden. Relevante Arbeitsunfähigkeiten und frühere Fehlzeiten sind bereits im Personalkalender vorhanden. Wenn die Voraussetzungen für eine Vorerkrankungsanfrage erfüllt sind, informiert ZEUS® den Benutzer und ermöglicht es, die Anfrage direkt aus der betreffenden Arbeitsunfähigkeit heraus zu starten. Alternativ steht eine Übersicht der Vorerkrankungsanfragen zur Verfügung. Die Rückmeldung des Sozialversicherungsträgers wird anschließend elektronisch verarbeitet und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
Auch der Bearbeitungsstand bleibt in ZEUS® transparent. Unterschiedliche Status im Personalkalender zeigen beispielsweise, ob eine Vorerkrankungsanfrage gestellt werden kann, bereits übermittelt wurde, eine Rückmeldung aussteht oder anrechenbare Zeiten zurückgemeldet wurden. Die entsprechenden Zeiträume und die Summe der anrechenbaren Tage können in der Detailübersicht eingesehen werden. So bleibt der gesamte Vorgang mit den vorhandenen Fehlzeitdaten und dem jeweiligen Mitarbeiter verbunden.
Arbeitsunfähigkeit erfassen, relevante Fehlzeiten berücksichtigen, Vorerkrankungsprüfung anstoßen, EEL-Anfrage übermitteln und Rückmeldung nachvollziehen, mit ZEUS® bleiben diese Schritte miteinander verbunden. Statt Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen zusammenzusuchen oder mehrfach zu übertragen, nutzt der Prozess die bereits vorhandenen Daten der digitalen Zeiterfassung. Das EEL-Modul in ZEUS® wurde am 8. Mai 2026 durch die ITSG zertifiziert. So wird aus einem einzelnen Fehlzeitfall ein digital nachvollziehbarer HR-Prozess.
EEL steht für Entgeltersatzleistungen und beschreibt den elektronischen Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern. Im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeiten spielt das Verfahren unter anderem bei der Prüfung anrechenbarer Vorerkrankungen eine wichtige Rolle. ZEUS® integriert diesen Prozess direkt in die digitale Zeiterfassung. Relevante Arbeitsunfähigkeiten und Fehlzeiten sind bereits im System dokumentiert und können für die Prüfung herangezogen werden. Wird eine Vorerkrankungsanfrage erforderlich, kann diese direkt in ZEUS® gestartet und die elektronische Rückmeldung anschließend wieder im System verarbeitet werden.
Treten bei einem Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehrere Arbeitsunfähigkeiten auf, kann die Frage entstehen, ob frühere Fehlzeiten als anrechenbare Vorerkrankungen berücksichtigt werden können. Für diese Prüfung wird das EEL-Verfahren genutzt. ZEUS® unterstützt Personalverantwortliche dabei, relevante Fehlzeiten im Zusammenhang zu betrachten und die Voraussetzungen für eine Anfrage zu erkennen. Ist eine Vorerkrankungsanfrage möglich, kann sie direkt aus dem Personalkalender heraus gestartet werden. Dadurch müssen die relevanten Informationen nicht zunächst aus verschiedenen Systemen zusammengesucht werden.
Die eAU und das EEL-Verfahren erfüllen unterschiedliche Aufgaben, können im digitalen Fehlzeitenprozess aber ineinandergreifen. Die eAU ermöglicht die elektronische Übermittlung von Informationen zur Arbeitsunfähigkeit. In ZEUS® werden diese Informationen im Zusammenhang mit den vorhandenen Fehlzeiten und der digitalen Zeiterfassung verarbeitet. Dadurch stehen Arbeitsunfähigkeitszeiträume im Personalkalender für weitere Prozesse zur Verfügung. Wenn anschließend eine Prüfung auf anrechenbare Vorerkrankungen erforderlich wird, können die vorhandenen Informationen für die EEL-Anfrage genutzt werden. So verbindet ZEUS® die verschiedenen Prozessschritte innerhalb einer Anwendung.
Für die EEL-Prüfung sind Informationen zu bestehenden und vergangenen Arbeitsunfähigkeiten wichtig. Da diese in ZEUS® bereits im Personalkalender dokumentiert sind, können sie direkt für die Prüfung und Bearbeitung von Vorerkrankungsanfragen genutzt werden. Ein zusätzlicher, losgelöster Prozess ist damit nicht erforderlich.
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