Wenn Städte und Gemeinden ihre Haushaltsplanung für 2027 vorbereiten, stehen zahlreiche Investitionen auf dem Prüfstand. Welche Projekte schaffen langfristigen Nutzen? Wo lassen sich Prozesse vereinfachen? Und welche Maßnahmen tragen dazu bei, die Verwaltung auch in Zukunft leistungsfähig aufzustellen?
Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle. Häufig stehen zunächst Projekte im Fokus, die Bürger unmittelbar wahrnehmen. Online-Terminvergaben, digitale Antragsverfahren oder Serviceportale sollen Verwaltungsleistungen einfacher zugänglich machen und die Servicequalität verbessern. Ein wichtiger Ansatz. Gleichzeitig lohnt es sich, einen Blick auf die Abläufe zu richten, die hinter diesen Leistungen stehen. Denn jede Verwaltung funktioniert nur so gut wie die Prozesse, auf denen sie aufbaut.
Mehr als 10.700 Städte und Gemeinden in Deutschland erfüllen täglich unterschiedlichste Aufgaben. Bürgerbüros, Bauhöfe, Kindertagesstätten, soziale Einrichtungen oder technische Dienste arbeiten oft an verschiedenen Standorten, verfolgen unterschiedliche Aufgaben und müssen dennoch reibungslos zusammenarbeiten. Genau hier entstehen jeden Tag Informationen, die für Führungskräfte, Personalabteilungen und Mitarbeiter gleichermaßen relevant sind.
Als Digitalisierungspartner der öffentlichen Verwaltung kennt die AKDB die Anforderungen kommunaler Einrichtungen seit vielen Jahren. ISGUS ergänzt diese Erfahrung mit spezialisiertem Know-how im Bereich der Zeiterfassung und Workforce Management. Gemeinsam entsteht ein tiefes Verständnis für die Prozesse, die Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen täglich bewältigen müssen.
Der Blick hinter die Kulissen
Der öffentliche Dienst steht seit Jahren unter hohem Druck. Steigende Anforderungen, Fachkräftemangel und begrenzte personelle Ressourcen prägen vielerorts den Arbeitsalltag. Gleichzeitig zeigen aktuelle Befragungen, dass viele Beschäftigte von einer hohen Arbeitsbelastung berichten, regelmäßig Überstunden leisten und sich Entlastung im Arbeitsalltag wünschen. Dabei entsteht ein erheblicher Teil des Aufwands nicht in den eigentlichen Kernaufgaben einer Verwaltung, sondern in den zahlreichen organisatorischen Prozessen, die im Hintergrund ablaufen.
Eine Kommune muss Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Vertretungen verwalten sowie die Daten für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung bereitstellen. Hinzu kommen Nachweise, Auswertungen sowie die Zuordnung von Leistungen zu Kostenstellen oder Projekten. Viele dieser Abläufe greifen ineinander und begleiten Mitarbeiter während ihres gesamten Arbeitsalltags.
ZEUS® Zeiterfassung im kommunalen Alltag
Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Vertretungen oder Freigaben betreffen nahezu jeden Bereich einer Kommune. Damit diese Prozesse reibungslos funktionieren, benötigen alle Beteiligten Zugriff auf dieselben Informationen. Genau hier entfaltet ZEUS® Zeiterfassung als Teil der ALL-IN-ONE Lösung ZEUS® ihren Mehrwert.
Auf den ersten Blick geht es um die Erfassung von Arbeitszeiten. In der Praxis bildet die Zeiterfassung jedoch die Grundlage für zahlreiche weitere Abläufe innerhalb einer Verwaltung. Urlaubsanträge, Fehlzeiten, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) oder Freigabeprozesse greifen ineinander und begleiten Mitarbeiter sowie Führungskräfte durch den gesamten Arbeitsalltag.
Was vielerorts noch über Papierformulare, E-Mails oder manuelle Nachbearbeitung organisiert wird, lässt sich zentral abbilden und in Echtzeit verwalten. Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, unabhängig davon, ob Mitarbeiter im Rathaus, in einer Kindertagesstätte, im Bauhof oder im Außendienst tätig sind.
Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter selbst. Auch Führungskräfte, Personalabteilungen und die Entgeltabrechnung arbeiten mit derselben Datenbasis. Rückfragen, manuelle Übertragungen und doppelte Erfassungsschritte werden reduziert. Die Zeiterfassung wird damit zu einem zentralen Bestandteil des Workforce Managements, denn sie schafft die notwendige Transparenz für Planung, Verfügbarkeit und den effizienten Einsatz personeller Ressourcen.
Während eine Kita die Urlaubsplanung für die Ferienzeit vorbereitet, muss gleichzeitig gewährleistet bleiben, dass genügend Personal für die Betreuung der Kinder zur Verfügung steht. Ein Blick in das System genügt, um geplante Abwesenheiten, verfügbare Kapazitäten und aktuelle Zeitstände nachvollziehen zu können. In Verbindung mit der ZEUS® Personaleinsatzplanung lassen sich Vertretungen und Personalbedarfe frühzeitig erkennen und die Betreuungssituation verlässlich planen.
Im Bauhof sieht der Arbeitsalltag wiederum ganz anders aus. Mitarbeitende starten ihre Einsätze oft direkt vor Ort, wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben und sind nur selten den gesamten Tag im Rathaus anzutreffen. Arbeitszeiten, An- und Abwesenheiten oder Rückmeldungen entstehen deshalb dort, wo gearbeitet wird. Werden diese Informationen unmittelbar per ZEUS® mobile App erfasst, stehen sie den zuständigen Stellen ohne Umwege zur Verfügung.
In der Personalverwaltung laufen diese Informationen schließlich zusammen. Fehlzeiten, Arbeitszeiten und genehmigte Abwesenheiten müssen nicht mehr aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen werden, sondern liegen bereits strukturiert vor. Das vereinfacht die weitere Bearbeitung und schafft eine verlässliche Grundlage für Entgeltabrechnung, Auswertungen und Nachweise. Diese vielen kleinen Abläufe entscheiden im Alltag darüber, wie viel Zeit für Organisation benötigt wird und wie viel Zeit für die eigentlichen Aufgaben bleibt.
Eine Investition in Mitarbeiter und Verwaltung
Bei der Haushaltsplanung 2027 werden viele Entscheidungen mit Blick auf Bürger getroffen. Das ist wichtig. Gleichzeitig lohnt sich ein Blick auf die Arbeitsabläufe, die Mitarbeiter und Führungskräfte jeden Tag begleiten.
Die Digitalisierung der Zeiterfassung wird dabei häufig unterschätzt. Dabei begleitet sie Mitarbeiter, Führungskräfte und Personalverantwortliche jeden Tag und berührt zahlreiche Abläufe innerhalb einer Verwaltung. Wer diese Prozesse vereinfacht, reduziert Verwaltungsaufwand, schafft Transparenz über verfügbare Ressourcen und gewinnt Zeit für die Aufgaben, die Bürger unmittelbar wahrnehmen.
Sie möchten die ZEUS® Zeiterfassung live kennenlernen? Dann besuchen Sie ISGUS auf dem 7. AKDB Kommunalforum am 29. Oktober 2026 in München. Wir freuen uns auf den persönlichen Austausch und darauf, mit Ihnen über die Zukunft moderner Verwaltungsarbeit in Städten, Gemeinden und öffentlichen Einrichtungen zu sprechen.
