Teil der Themenreihe Städte, Kommunen und Gemeinden
Kommunen müssen immer mehr Aufgaben mit immer weniger Personal bewältigen. Gleichzeitig führen Krankheitsausfälle, Urlaub, Teilzeit und unterschiedliche Qualifikationen dazu, dass die tatsächliche Personaldecke täglich anders aussieht. Wer heute effizient mit seinem Personal umgehen will, braucht deshalb nicht nur mehr Mitarbeiter, sondern vor allem mehr Überblick. Genau hier setzt digitales Workforce Management an: Es zeigt, wer verfügbar ist, wer welche Qualifikation besitzt, wo Personal gebraucht wird und wie Einsätze sinnvoll geplant werden können.
Die ZEUS® Personaleinsatzplanung schafft Transparenz über Mitarbeiter, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Einsätze. Verantwortliche erkennen schneller, wer für eine Aufgabe oder Vertretung infrage kommt, und können die vorhandenen Personalressourcen effizienter verteilen. Dadurch wird die Einsatzplanung auch bei kurzfristigen Veränderungen planbarer.
Ein kurzfristiger Ausfall kann einen kompletten Einsatzplan durcheinanderbringen. Mit ZEUS® lassen sich verfügbare Mitarbeiter, Arbeitszeiten und geplante Einsätze zentral überblicken. Geeignete Vertretungen können dadurch schneller gefunden und eingeplant werden. Weniger Telefonketten, weniger Excellisten, schnellere Entscheidungen.
Nicht jeder Mitarbeiter kann jeden Einsatz übernehmen. Gerade bei Bauhöfen, Stadtwerken oder technischen Diensten spielen Qualifikationen und spezielle Kenntnisse eine wichtige Rolle. ZEUS® unterstützt dabei, Verfügbarkeit und Qualifikation zusammenzubringen und Mitarbeiter gezielt für passende Einsätze einzuplanen.
Wenn Personal knapp ist, darf die vorhandene Belegschaft nicht dauerhaft überlastet werden. Die Verbindung von ZEUS® Personaleinsatzplanung und ZEUS® Zeiterfassung schafft Transparenz über geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten.
So lassen sich Arbeitszeitkonten, Mehrarbeit und verfügbare Kapazitäten besser in die Planung einbeziehen.
Kommunale Mitarbeiter arbeiten unter sehr unterschiedlichen Bedingungen. Während im Rathaus feste Arbeitszeiten dominieren, benötigen Bauhof und Stadtwerke häufig Schichtmodelle, Bereitschaften oder mobile Einsätze.
ZEUS® Workforce Management bildet diese unterschiedlichen Anforderungen in einer gemeinsamen Systemlandschaft ab.
Bauhof, Außendienst oder Stadtwerke sind nicht an den Schreibtisch gebunden. Mit der ZEUS® mobile App können Mitarbeiter Arbeitszeiten auch unterwegs erfassen und bleiben digital mit den zentralen Prozessen verbunden.
So funktioniert Workforce Management auch dort, wo der Arbeitsplatz täglich wechselt.
Laut dbb fehlten 2025 im öffentlichen Dienst rund 570.000 Beschäftigte. Der dbb nennt zudem rund 1,4 Millionen altersbedingte Abgänge innerhalb der nächsten zehn Jahre. Das ist für euren Aufhänger extrem stark.
Zum 30. Juni 2024 waren laut Statis in Deutschland rund 5,38 Millionen Menschen im öffentlichen Dienst beschäftigt. Davon waren 3,42 Millionen Arbeitnehmer und 1,96 Millionen Beamte, Richter und Soldaten.
Die Zahl der Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst stieg zwischen 2014 und 2024 um 22,1 %. Gleichzeitig bleibt der Personalmangel bestehen. Das ist interessant, weil es zeigt: Mehr Personal allein löst das Problem nicht automatisch.
Im KfW Kommunalpanel 2024 gaben 56 % der betroffenen Kommunen an, dass Personalmangel in Bauverwaltungen zu erheblichen Verzögerungen bei Projekten führt. In knapp 30 % der Fälle wurden Projekte dadurch sogar verhindert.
In einer KfW Befragung nannten 74 % der Kommunen fehlendes qualifiziertes Personal in der Verwaltung als ein wesentliches Hindernis für die Digitalisierung von Schulen. Das ist zwar ein älterer Wert, zeigt aber sehr schön den Zusammenhang zwischen Personalmangel und Effizienz durch Digitalisierung.
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