Teil der Themenreihe öffentlicher Dienst, Verwaltung und Kammern
Arbeitszeit ist in einer modernen Verwaltung längst mehr als Kommen und Gehen. Gleitzeit, Teilzeit, mobile Arbeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeitkonten, Überstunden, Abwesenheiten und Genehmigungen müssen zusammenpassen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Datenschutz und rechtssichere Prozesse.
Für Personalabteilungen wird diese Aufgabe zunehmend anspruchsvoll. Der öffentliche Dienst beschäftigte 2025 rund 5,38 Millionen Menschen. Gleichzeitig fehlen nach Angaben des dbb inzwischen rund 600.000 Beschäftigte, um die übertragenen Aufgaben vollständig erfüllen zu können. Jede manuelle Prüfung zählt deshalb.
Eine moderne Arbeitszeitlösung muss mehr leisten als eine digitale Stempeluhr. Sie muss unterschiedliche Arbeitszeitmodelle abbilden, Regelungen zuverlässig berücksichtigen, Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden und Personalabteilungen von wiederkehrender Verwaltungsarbeit entlasten. Genau hier setzt ZEUS® Zeiterfassung an.
Gleitzeit, Teilzeit, Schichtdienst, Rufbereitschaft, mobile Arbeit und individuelle Dienstvereinbarungen gehören heute zum Arbeitsalltag vieler Behörden. Die Herausforderung entsteht dort, wo diese unterschiedlichen Regelungen mit Excel-Tabellen, Papierformularen, E-Mails und Einzellösungen verwaltet werden.
Dann wird aus einer einfachen Frage schnell zusätzlicher Verwaltungsaufwand: Wie viele Stunden stehen auf einem Arbeitszeitkonto? Ist ein Antrag bereits genehmigt? Welche Regelung gilt für diesen Mitarbeiter? Wie viele Überstunden sind tatsächlich angefallen?
ZEUS® Zeiterfassung bringt Arbeitszeiten, Zeitkonten, Abwesenheiten und Genehmigungsprozesse auf eine gemeinsame digitale Grundlage. Mitarbeiter, Führungskräfte und Personalabteilung arbeiten mit denselben aktuellen Informationen. Das schafft Transparenz und reduziert manuelle Rückfragen.
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist die Erfassung der Arbeitszeit ein zentrales Thema für Arbeitgeber. Das BMAS bestätigt die grundsätzliche Verpflichtung zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Gleichzeitig wird die konkrete gesetzliche Ausgestaltung der elektronischen Arbeitszeiterfassung weiterentwickelt.
Für Behörden bedeutet das: Eine moderne Lösung sollte nicht nur Arbeitszeiten speichern. Sie muss unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Regelungen abbilden, Zeitkonten transparent führen und digitale Prozesse rund um Abwesenheiten, Genehmigungen und Korrekturen unterstützen. Aus der klassischen Zeiterfassung wird damit ein Steuerungsinstrument für moderne Personalprozesse.
Gleitzeit klingt einfach, wird in der Verwaltung aber schnell komplex. Unterschiedliche Kernzeiten, Teilzeitmodelle, Zeitguthaben und Regelungen für einzelne Organisationseinheiten müssen zuverlässig berücksichtigt werden. Mit ZEUS® lassen sich individuelle Arbeitszeitmodelle digital abbilden und Arbeitszeitkonten transparent führen. Mitarbeiter können ihren aktuellen Zeitstand einsehen, Führungskräfte erhalten relevante Informationen für ihre Entscheidungen und die Personalabteilung verfügt über eine zentrale Datenbasis. Das Arbeitszeitkonto wird damit vom Verwaltungsaufwand zum digitalen Informationsinstrument.
Wenn Mitarbeiter im Homeoffice, unterwegs, an mehreren Standorten oder im Außendienst arbeiten, darf der digitale Personalprozess nicht an der Bürotür enden. Mit der ZEUS® mobile App können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auch mobil erfassen und je nach Konfiguration Anträge und weitere Self Services nutzen. Dadurch werden Nachträge und Medienbrüche reduziert und Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. Der Prozess folgt dem Mitarbeiter und nicht der Mitarbeiter dem Prozess.
Eine zeitgemäße Lösung muss vor allem eines können: unterschiedliche Regeln und Prozesse einer Verwaltung zuverlässig miteinander verbinden. Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten, Abwesenheiten, Genehmigungen und mobile Arbeit dürfen nicht nebeneinanderstehen. ZEUS® Zeiterfassung schafft dafür eine zentrale Plattform. Je nach Bedarf lassen sich auch Personaleinsatzplanung, HR-Management, Zutrittskontrolle und Betriebsdatenerfassung integrieren. Damit entsteht aus einzelnen Anwendungen ein durchgängiger Personalprozess.
Der größte Vorteil digitaler Arbeitszeitverwaltung entsteht nicht beim Ein- oder Ausstempeln. Er entsteht danach. Wenn Arbeitszeiten automatisch verarbeitet, Zeitkonten zentral geführt und Anträge digital genehmigt werden, sinkt der Aufwand für wiederkehrende manuelle Tätigkeiten. Genau das wird angesichts des zunehmenden Personaldrucks im öffentlichen Dienst immer wichtiger. Der dbb beziffert den aktuellen Personalfehlbestand im öffentlichen Dienst auf rund 600.000 Beschäftigte. Digitalisierung schafft keine neuen Mitarbeiter. Sie kann aber dafür sorgen, dass vorhandene Kapazitäten weniger mit Verwaltungsroutine und mehr mit den eigentlichen Aufgaben der Verwaltung beschäftigt sind.
Wichtig sind eine flexible Abbildung von Arbeitszeitmodellen, transparente Arbeitszeitkonten, digitale Genehmigungen, mobile Nutzung, Auswertungen, Schnittstellen, Datenschutz und eine langfristig tragfähige Systemarchitektur. Entscheidend ist außerdem, ob die Lösung mit den bestehenden Personalprozessen der Behörde zusammenspielen kann. ZEUS® Workforce Management verfolgt genau diesen ganzheitlichen Ansatz: Arbeitszeit, Personal und Prozesse werden auf einer zentralen Plattform miteinander verbunden.
Nein. ZEUS® Workforce Management geht über die klassische Zeiterfassung hinaus. Die Plattform kann unter anderem Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, HR-Management, Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung und mobile Prozesse miteinander verbinden. Damit wird aus der Zeiterfassung ein Bestandteil eines ganzheitlichen Workforce Managements.
Das ist einer der entscheidenden Vorteile eines professionellen Workforce Management Systems. Öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, Dienstvereinbarungen und organisatorischen Strukturen. ZEUS® kann entsprechend der jeweiligen Anforderungen konfiguriert werden. Welche Regelungen konkret umgesetzt werden müssen, sollte die Verwaltung gemeinsam mit ihren zuständigen Fachstellen prüfen.
Ja. Mit der ZEUS® mobile App können Mitarbeiter je nach Konfiguration Arbeitszeiten mobil erfassen und weitere Self Service Funktionen nutzen. Das ist besonders interessant für Mitarbeiter im Außendienst, an mehreren Standorten oder im mobilen Arbeiten.
Wissensbibliothek
Laden Sie sich Broschüren, Whitepaper, Factsheets und weiteres Infomaterial kostenlos herunter...
ZEUS® für den öffentlichen Dienst
Informieren Sie sich hier über unsere Lösung und konfigurieren Sie sich ZEUS® an Ihre Bedürfnisse...
Erfolgsgeschichten
Unternehmen, Statements der Anwender, Details zu den eingesetzten Lösungen...