Teil der Themenreihe Gesundheitswesen
Eine Krankmeldung am frühen Morgen, ein kurzfristiger Diensttausch oder eine fehlende Qualifikation können aus einem fertigen Dienstplan innerhalb weniger Minuten eine neue Planungsaufgabe machen. Gerade in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen ist das eine besondere Herausforderung. Frühdienst, Spätdienst und Nachtdienst müssen an sieben Tagen in der Woche besetzt werden. Gleichzeitig sind Mitarbeiter nicht beliebig einsetzbar. Urlaub, Teilzeit, Arbeitszeiten, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben müssen berücksichtigt werden.
Bei knappem Personalbestand reicht es deshalb nicht mehr, einfach eine freie Schicht zu besetzen. Entscheidend ist, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Genau hier setzt die digitale ZEUS® Personaleinsatzplanung an. Sie schafft einen zentralen Überblick über Personal, Schichten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen und unterstützt Verantwortliche dabei, auch bei kurzfristigen Veränderungen schnell handlungsfähig zu bleiben
Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst, Wochenenden, Feiertage und Teilzeitmodelle machen die Dienstplanung im Gesundheitswesen komplex. Dazu kommt: Eine Schicht ist nicht automatisch passend besetzt, nur weil die Anzahl der Mitarbeiter stimmt. Auch Qualifikationen und der tatsächliche Personalbedarf müssen berücksichtigt werden. ZEUS® Personaleinsatzplanung bringt Verfügbarkeit, Qualifikationen und Besetzungsbedarf in der Dienstplanung zusammen.
2026 lag die mediane Vakanzzeit in Pflegeberufen laut Bundesagentur für Arbeit bei 85 Tagen. Gleichzeitig steigt der langfristige Personalbedarf. Nach Vorausberechnungen des Statistischen Bundesamtes werden 2049 rund 2,15 Millionen Pflegekräfte benötigt. Wenn qualifiziertes Personal knapp ist, muss vorhandenes Personal gezielt eingesetzt werden. Digitale Dienstplanung ersetzt keine Fachkräfte, schafft aber mehr Überblick und reduziert manuellen Planungsaufwand. Aus Dienstplanung wird damit ein Instrument für die effiziente Steuerung knapper Personalressourcen.
Eine Krankmeldung kann eine Schicht kurzfristig aus dem Gleichgewicht bringen. Wer kann einspringen? Wer ist verfügbar? Wer hat die notwendige Qualifikation? Die digitale Schichtbörse von ZEUS® unterstützt den Planer bei der Suche. Die Besetzungsdetailanzeige zeigt relevante Mitarbeiter, beispielsweise aus anderen Schichten, dem Reservepool oder mit entsprechender Verfügbarkeit. Daraus entsteht eine konkrete Vorschlagsliste möglicher Ersatzkräfte. Mitarbeiter können das Angebot digital annehmen oder ablehnen. Weniger Telefonate, schnellere Rückmeldung, schneller wieder passend besetzt.
Ein Mitarbeiter möchte eine Früh-, Normal- oder Spätschicht tauschen? Mit dem digitalen Schichttausch in ZEUS® kann er seinen Dienst selbst zum Tausch anbieten. Passende Kollegen werden automatisch informiert und können ihre Bereitschaft zum Tausch digital erklären, beispielsweise über die ZEUS® mobile App. Der Planer erhält den Tauschvorschlag und entscheidet über die Freigabe. Mehr Flexibilität für Mitarbeiter, weniger Abstimmung für die Dienstplanung.
Der Dienstplan zeigt, was geplant ist. Die Zeiterfassung zeigt, was tatsächlich passiert. Mitarbeiter fallen aus, Dienste werden getauscht und Arbeitszeiten verändern sich. Mit ZEUS® können Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung miteinander verbunden werden. Dadurch werden Abweichungen, Überstunden und wiederkehrende Engpässe transparenter. Eine bessere Datenbasis schafft bessere Entscheidungen für die nächste Planung.
Mit der Pflegepersonalbemessungsverordnung ist die Ermittlung des Pflegepersonalbedarfs nach PPR 2.0 für die betroffenen Bereiche verbindlich geregelt. Zusätzlich gelten in bestimmten pflegesensitiven Bereichen Pflegepersonaluntergrenzen. Damit wird eine verlässliche Datenbasis wichtiger. Wer Soll-Besetzung, tatsächliche Arbeitszeit und Ist-Besetzung zusammen betrachtet, erkennt nicht nur den Plan, sondern auch die Realität. ZEUS® unterstützt dabei, relevante Personal- und Zeitdaten strukturiert zusammenzuführen.
ZEUS® verbindet die Dienstplanung mit weiteren Workforce Prozessen. Dazu gehören Schichtbörse und Schichttausch ebenso wie Zeiterfassung, Qualifikations- und Abwesenheitsmanagement sowie mobile Funktionen. Auch die Zutrittskontrolle für sensible Bereiche kann integriert werden. Der entscheidende Vorteil: Planer arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis statt mit verschiedenen Listen, Anwendungen und Kommunikationswegen. Das spart Zeit, schafft Transparenz und unterstützt eine bessere Personalsteuerung.
| Herausforderung | Ohne digitale Unterstützung | Mit ZEUS® | Ihr konkreter Vorteil |
|---|---|---|---|
| Krankheitsausfall | Ersatz muss gesucht und telefonisch angefragt werden | Die Schichtbörse unterstützt bei der Suche nach geeigneten Ersatzkräften | Schneller wieder passend besetzt |
| Qualifikationsengpass | Qualifikationen müssen bei kurzfristigen Änderungen separat geprüft werden | Relevante Mitarbeiterinformationen können in die Planung einfließen | Passendere Besetzung |
| 24/7-Schichtplanung | Hoher manueller Abstimmungsaufwand bei wechselnden Schichten | Schichten zentral planen und verwalten | Weniger Planungsaufwand |
| Schichttausch | Mitarbeiter stimmen sich über Telefon, E-Mail oder Messenger ab | Schichten digital zum Tausch anbieten und Kollegen benachrichtigen | Mehr Flexibilität, weniger Rückfragen |
| Überstunden | Abweichungen werden teilweise erst nachträglich sichtbar | Geplante und tatsächliche Arbeitszeiten miteinander vergleichen | Früher gegensteuern |
| Personalengpässe | Fehlende Kapazitäten werden häufig erst kurzfristig sichtbar | Verfügbarkeiten und Besetzung zentral überblicken | Besser mit knappen Ressourcen planen |
| Kommunikation | Viele Einzelabstimmungen zwischen Planer und Mitarbeitern | Digitale Informationen und Benachrichtigungen | Weniger Verwaltungsaufwand |
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