Teil der Themenreihe eAU-Bescheinigung
Krankheitstage gehören zum Alltag in jedem Unternehmen und genau deshalb sind sie besonders kritisch für die Entgeltabrechnung. Denn hinter jedem einzelnen Krankheitsfall steckt ein komplexer Prozess, der korrekt dokumentiert, geprüft und abgerechnet werden muss. Schon kleine Fehler bei der Erfassung oder Verarbeitung von Krankmeldungen können direkte Auswirkungen auf die Lohnfortzahlung haben. Dabei geht es nicht nur um finanzielle Abweichungen, sondern auch um rechtliche Sicherheit und die Verlässlichkeit der gesamten Payroll-Prozesse. Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Einführung der eAU hat sich die Datenlage zwar verbessert, gleichzeitig steigen aber auch die Anforderungen an die korrekte Verarbeitung dieser Informationen.
In der Entgeltabrechnung zählt jede Sekunde und jeder Cent. Laut Statista liegt die durchschnittliche Krankenquote in Deutschland stabil auf einem Niveau, das Unternehmen jährlich Milliarden kostet. Doch der echte "Hidden Loss" entsteht in der Personalabteilung: Manuelle Abgleiche der eAU-Daten führen laut Handelsblatt-Berichten in vielen KMU zu einer Fehlerquote von bis zu 5 % bei den Lohnabrechnungen. In der Summe sind das Tausende Euro, die durch zu lang gezahlte Entgeltfortzahlungen oder falsch berechnete Fristen verloren gehen.
Besonders kritisch wird es beim Übergang zum Krankengeld. Ohne eine lückenlose, digitale Kette zwischen der Krankmeldung im Zeiterfassungssystem und der Rückmeldung der Krankenkasse entstehen gefährliche Dokumentationslücken.
Das Problem: Herkömmliche Systeme „glauben“ dem Mitarbeiter, bis ein Sachbearbeiter das Gegenteil im SV-Portal prüft.
Die Lösung mit ZEUS®: Das System validiert den Anspruch proaktiv. Besteht kein rechtssicherer Nachweis durch die eAU, schlägt das System sofort Alarm. So vermeiden Sie, dass Entgeltfortzahlungen über den gesetzlichen Zeitraum hinaus geleistet werden, weil der Status der Folgebescheinigung unklar ist.
Die Deutsche Rentenversicherung schaut bei Prüfungen genau hin: Sind die Zeiträume der Lohnfortzahlung durch eAU-Abrufe gedeckt? Mit der ZEUS® Lösung von ISGUS generieren Sie eine revisionssichere Historie. Jeder Abruf, jede Rückmeldung und jede daraus resultierende Korrektur im Zeitkonto ist sekundengenau dokumentiert. Sie wandeln das Risiko einer Nachzahlung in die Gewissheit einer perfekt geführten digitalen Personalakte um.
Die häufigsten Fehler entstehen durch manuelle Prozesse, bei denen Krankmeldungen unvollständig erfasst, verspätet berücksichtigt oder zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden. Ohne zentrale Datenbasis kommt es schnell zu Inkonsistenzen zwischen Zeiterfassung, HR und Payroll. Besonders kritisch wird es, wenn Informationen nicht aktuell sind oder mehrfach gepflegt werden müssen. Eine integrierte Lösung wie ZEUS® reduziert diese Risiken, indem sie Daten automatisiert verarbeitet und zentral bereitstellt, sodass alle Beteiligten mit einem einheitlichen Informationsstand arbeiten.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verändert die Entgeltabrechnung grundlegend, da Krankmeldungen digital von den Krankenkassen bereitgestellt werden und nicht mehr manuell eingereicht werden müssen. Diese Daten können direkt in Systeme wie ZEUS® übernommen und dort weiterverarbeitet werden. Dadurch verkürzt sich der Informationsfluss erheblich, und die Abrechnung basiert auf aktuellen und verlässlichen Daten. Gleichzeitig steigt die Anforderung an Systeme, diese Informationen korrekt zu interpretieren und in die entsprechenden Prozesse zu integrieren.
Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für die Lohnfortzahlung, da sie alle relevanten Arbeits- und Abwesenheitszeiten dokumentiert. Nur wenn diese Daten vollständig und korrekt sind, kann die Entgeltabrechnung zuverlässig erfolgen. In Kombination mit der eAU sorgt eine integrierte Zeiterfassung wie ZEUS® dafür, dass Krankheitszeiten automatisch berücksichtigt und korrekt in die Zeitkonten übernommen werden. Dadurch entsteht eine durchgängige Datenkette von der Krankmeldung bis zur Abrechnung, ohne Medienbrüche oder manuelle Übertragungen.
Die Lohnfortzahlung ist gesetzlich klar geregelt, insbesondere im Entgeltfortzahlungsgesetz. Dennoch ist die praktische Umsetzung komplex, da verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen, etwa Krankheitsdauer, Nachweise, Folgebescheinigungen oder Sonderfälle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Digitale Lösungen wie ZEUS® unterstützen dabei, diese gesetzlichen Anforderungen strukturiert abzubilden und Prozesse so zu gestalten, dass sie jederzeit prüfbar und regelkonform sind.
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