Teil der Lösung Zutrittskontrolle
VISIT digitalisiert Ihren gesamten Empfangsprozess und sorgt für klare Strukturen, mehr Kontrolle und einen professionellen ersten Eindruck
Besucherprozesse gehören in vielen Unternehmen noch immer zu den Bereichen, die viel Zeit binden und häufig manuell organisiert werden. VISIT setzt genau hier an und digitalisiert den gesamten Ablauf vom ersten Kontakt bis zum Verlassen des Unternehmens.
Besucher werden entweder direkt am Empfang durch Ihre Mitarbeiter erfasst oder bereits im Vorfeld durch die Besucher selbst im System angemeldet. Dadurch entsteht ein standardisierter, digitaler Prozess, der Fehler reduziert, Abläufe beschleunigt und den Empfang nachhaltig entlastet.
Bereits vor dem Besuch werden automatisierte Einladungs E-Mails versendet. Diese enthalten alle relevanten Informationen wie Anfahrtsbeschreibung, Zutrittsbereich, Uhrzeit sowie Hinweise zu Parkmöglichkeiten. Dadurch werden Rückfragen reduziert und Besucher optimal vorbereitet. Im Unternehmen selbst behalten Sie jederzeit die volle Übersicht darüber, welche Personen sich aktuell im Gebäude befinden, wer erwartet wird und wann ein Besuch beendet wurde. Diese Transparenz unterstützt sowohl Sicherheitskonzepte als auch die interne Organisation im täglichen Betrieb.
Über den VISIT Self Service können Besucher sich zusätzlich eigenständig an- und abmelden. Das ermöglicht moderne Empfangsprozesse auch in Unternehmen, die auf einen klassischen Pförtner verzichten oder diesen reduzieren möchten.
Ein weiterer zentraler Bestandteil sind digitale Sicherheitsunterweisungen. Diese werden für unterschiedliche Besuchergruppen wie Fremdfirmen, Lieferanten oder Handwerker automatisiert bereitgestellt und vollständig dokumentiert. Damit wird sichergestellt, dass alle sicherheitsrelevanten Anforderungen vor Betreten der Betriebsbereiche erfüllt werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt DSGVO konform und kann durch individuell definierte Löschfristen exakt an Ihre internen Richtlinien angepasst werden. Dadurch bleibt die Datenhaltung rechtssicher und nachvollziehbar.
VISIT ist dabei nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße beschränkt. Die Lösung skaliert flexibel mit und eignet sich sowohl für mittelständische Unternehmen als auch für komplexe Industrie oder Logistikstandorte mit erweiterten Anforderungen wie Yardmanagement oder Warenflusssteuerung.
1. Besucheranmeldung: Der Empfang, der Besuchte und der Besucher erhalten alle relevanten Informationen über vorangemeldete Besucher.
2. Auch nicht angekündigte Gäste können spontan am Empfang angemeldet werden.
3. Gäste werden z.B. auf einem Monitor freundlich begrüßt und erhalten ggf. ihre Sicherheitsunterweisung.
4. Der Besucher erhält seinen temporären Besucherausweis mit entsprechenden Zutrittsberechtigungen.
5. Der Besucher betritt das Firmengelände und wird mit Zutrittsrechten durchs Gebäude geleitet. Dies sorgt für Sicherheit.
6. Bei Besuchsende oder nach vor eingegebener Zeit wird der Besucherausweis automatisch gesperrt.
VISIT ist eine leistungsfähige Softwarelösung zur vollständigen Digitalisierung der Besucherverwaltung. Unternehmen in Deutschland erhalten damit ein System, das sämtliche Schritte zentral abbildet und automatisiert steuert.
Im operativen Alltag bedeutet das eine deutliche Zeitersparnis bei der Verwaltung von Einzelbesuchen und Besuchergruppen. Dazu zählen Besuchsvoranmeldungen, digitale Registrierung, Sicherheitsunterweisungen sowie die Ausgabe zeitlich begrenzter Besucherausweise mit individuell definierten Zutrittsrechten. Alle Prozesse sind zentral gesteuert und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert. Das sorgt für klare Strukturen und reduziert organisatorische Aufwände im gesamten Empfangs und Sicherheitsbereich.
Ein weiterer Vorteil ist die automatische Sperrlogik von Besucherausweisen. Sobald ein Besuch beendet ist oder eine definierte Zeit überschritten wurde, werden Berechtigungen automatisch deaktiviert. Dadurch bleibt das System jederzeit aktuell und sicher, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. VISIT unterstützt Unternehmen zusätzlich bei der Einhaltung der DSGVO. Daten werden strukturiert verarbeitet, nachvollziehbar gespeichert und nach definierten Fristen automatisch gelöscht.
Ein professionelles Besuchermanagement ist ein zentraler Bestandteil moderner Sicherheitskonzepte. VISIT sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit wissen, welche externen Personen sich im Gebäude befinden und in welchen Bereichen sie sich aufhalten dürfen.
Bereits beim Betreten des Unternehmens erhält jeder Besucher einen personalisierten Ausweis mit exakt definierten Zutrittsrechten. Diese Rechte sind zeitlich begrenzt und räumlich klar strukturiert. Dadurch wird sichergestellt, dass Besucher ausschließlich die für sie freigegebenen Bereiche betreten. Das ist besonders in sicherheitskritischen Branchen, in der Industrie, im Gesundheitswesen sowie in öffentlichen Einrichtungen von entscheidender Bedeutung.
Die digitale Zutrittssteuerung erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern unterstützt auch interne Compliance Vorgaben sowie externe Prüfanforderungen. Alle Bewegungen sind dokumentiert und können jederzeit ausgewertet werden.
Ein digitales Besuchermanagement verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Organisation und Außenwirkung eines Unternehmens. In vielen deutschen Unternehmen ist der Empfang der erste Kontaktpunkt für Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister.
Mit VISIT werden diese Prozesse klar strukturiert und digital unterstützt. Besucher werden gezielt geführt, Wartezeiten reduziert und Abläufe standardisiert. Das führt zu einem professionellen und modernen Erscheinungsbild bereits beim ersten Kontakt.
Gleichzeitig entsteht eine höhere interne Kontrolle über alle Besucherbewegungen. Unternehmen erhalten vollständige Transparenz über den gesamten Aufenthaltsverlauf externer Personen im Gebäude.
VISIT lässt sich flexibel mit weiteren Modulen der ZEUS® Plattform kombinieren:
Durch diese modulare Struktur entsteht eine integrierte Systemlandschaft, in der alle relevanten Unternehmensdaten zentral zusammenlaufen. Medienbrüche werden vermieden und Informationen stehen bereichsübergreifend zur Verfügung.
Im täglichen Betrieb profitieren Unternehmen von klaren Prozessen, reduzierter Administration und einer hohen Datenqualität. Die Systeme wachsen flexibel mit den Anforderungen und lassen sich jederzeit erweitern. So entsteht eine nachhaltige digitale Infrastruktur, die Sicherheit, Personalprozesse und Organisation in einem einheitlichen System verbindet.
Ja, Besucher können sich entweder im Vorfeld online registrieren oder direkt vor Ort über Self Service Terminals anmelden. Diese flexible Möglichkeit reduziert Wartezeiten am Empfang und entlastet Ihre Mitarbeiter deutlich. Gleichzeitig werden alle Daten direkt digital erfasst, wodurch Fehlerquellen bei manuellen Eingaben vermieden und Prozesse beschleunigt werden.
Ein digitales Besuchermanagement sorgt für deutlich mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz im Unternehmen. Prozesse laufen standardisiert ab, Besucher werden kontrolliert erfasst und alle Bewegungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Gleichzeitig reduziert sich der organisatorische Aufwand am Empfang, da viele Schritte automatisiert erfolgen und Informationen zentral verfügbar sind.
VISIT ermöglicht die einfache Integration externer Personen wie Handwerker, Lieferanten oder Dienstleister. Diese können bereits im Vorfeld angemeldet und mit allen relevanten Informationen versorgt werden. Zusätzlich lassen sich Sicherheitsunterweisungen und zeitlich begrenzte Zutrittsrechte hinterlegen, sodass externe Besucher nur die Bereiche betreten, die für ihren Auftrag vorgesehen sind.
Die Besuchervoranmeldung erfolgt entweder durch interne Mitarbeiter oder durch den Besucher selbst. Nach der Anmeldung werden automatisch Einladungs E-Mails versendet, die alle wichtigen Informationen enthalten. Dazu gehören Anfahrtsbeschreibung, Uhrzeit, Ansprechpartner sowie Hinweise zu Parkmöglichkeiten und Zutrittsbereichen. Dadurch ist der Besucher optimal vorbereitet.
Ja, Zutrittsrechte lassen sich vollständig individuell definieren und an die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Sie bestimmen exakt, welche Personen Zugang zu bestimmten Gebäuden, Abteilungen oder Sicherheitszonen erhalten. Diese Rechte können zeitlich begrenzt, gruppenbasiert oder personenbezogen vergeben werden.
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