Teil der Themenreihe Zeiterfassung
Automatisieren Sie den Abruf der eAU-Daten direkt bei den Krankenkassen und entlasten Sie Ihre HR-Abteilung
Vergessen Sie Dritt-Lizenzen und den Stress mit ablaufenden Zertifikaten: ZEUS® ist offiziell durch die ITSG systemgeprüft und im GKV-Verzeichnis gelistet. Der Abruf der eAU erfolgt vollautomatisch über das ISGUS Rechenzentrum. Egal, ob Sie die Lösung in der Cloud oder lokal nutzen. Dank unserer Schnittstellenkompetenz landet die Krankmeldung ohne Umwege in Ihrer HR-Abteilung. Das spart Kosten, reduziert den Admin-Aufwand und macht Ihre Prozesse digital und sicher.
Sobald sich ein Mitarbeiter krankmeldet, übernimmt ZEUS® den Rest. Die Software gleicht die Stammdaten automatisch mit Ihrem Lohnprogramm ab und ruft die eAU direkt bei der Krankenkasse ab. Sobald die Daten vorliegen, wird der Zeitraum im Kalender eingetragen und die Verantwortlichen erhalten sofort eine Push-Nachricht oder E-Mail. Keine doppelte Datenpflege, keine manuellen Abfragen. Das ZEUS® Reporting zeigt Ihnen jederzeit auf einen Blick, welche Nachweise noch ausstehen oder bereits vorliegen.
Mit der automatisierten Unterstützung von ZEUS® Zeiterfassung wird die Ermittlung des Anspruchs auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für Ihr Unternehmen deutlich einfacher und rechtssicherer. Die Lösung kennt die gesetzlichen Rahmenbedingungen, berechnet die relevanten Zeiträume fehlerfrei und stellt sicher, dass Sie die korrekte Dauer und Art der Entgeltfortzahlung im Blick behalten, ohne auf manuelle Recherchen oder fehleranfällige Excel-Listen angewiesen zu sein.
ZEUS® erinnert Sie automatisch, sobald der 42. Krankheitstag innerhalb von 180 Tagen erreicht ist. Diese Funktion sorgt dafür, dass keine Frist versäumt wird und Sie stets rechtzeitig informiert sind. Das System übernimmt die zeitkritische Überwachung und entlastet Sie von der manuellen Kontrolle. Darüber hinaus kann direkt aus ZEUS® eine Anfrage gestellt werden, die über die GKV-Server an die zuständige Krankenkasse gelangt. Dadurch entfällt für unsere Kunden der mühsame Anruf oder die manuelle Kontaktaufnahme. Sie profitieren von einer nahtlosen Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und der Krankenkasse, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Mit der elektronischen AU-Bescheinigung in ZEUS® digitalisieren Sie den Prozess rund um Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und machen ihn für alle Beteiligten deutlich einfacher. Statt Papierzettel zu sammeln, zu sortieren und manuell in Lohn- und Personalprozesse zu übernehmen, werden AU-Fälle direkt in der Zeiterfassung erfasst, geprüft und weitergeleitet, für Mitarbeitende, Führungskräfte, HR und die Gehaltsabrechnung. Die Lösung unterstützt Sie bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben, reduziert manuellen Aufwand und Fehlerquellen und schafft mehr Transparenz zwischen den beteiligten Abteilungen.
Gleichzeitig entsteht ein klarer, nachvollziehbarer Ablauf von der Krankmeldung bis zur Auszahlung, der sich nahtlos in bestehende Prozesse integriert. So können Berechtigte schnell sehen, wer krankgemeldet ist, wie lange die AU-Phase dauert und welche Auswirkungen das auf die Arbeitszeiten, die Planung und die Gehaltsabrechnung hat. Die elektronische AU-Bescheinigung ist damit mehr als nur eine digitale Ablage. Sie hilft, den Umgang mit Krankheitsfällen systematisch, rechtssicher und zeitgemäß zu gestalten. Mitarbeitende profitieren von weniger Formularwust, Führungskräfte und HR von einem transparenteren Blick auf Fehlzeiten, und das Unternehmen insgesamt von einem professionellen, digitalen Prozess, der sich nahtlos in das ZEUS® Workforce Management Umfeld einfügt.
Die elektronische AU-Bescheinigung in ZEUS® ist nicht nur ein technisches Merkmal, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument für den Umgang mit Krankheitsfällen. Sie hilft Unternehmen, AU-Fälle besser zu steuern, Risiken im Rahmen von Arbeitszeiten und Ausfallplanung frühzeitig zu erkennen und den Umgang mit Krankmeldungen transparenter zu gestalten. Statt nur zu dokumentieren, wann jemand krank ist, wird sichtbar, wie lang und in welchem Muster AU-Fälle auftreten und ob bestimmte Abteilungen oder Teams häufiger betroffen sind.
Zusätzlich wird deutlich, wie sich die AU‑Funktion in das Gesamtbild von ZEUS® Workforce Management einfügt: Sie ist kein isoliertes Feature, sondern ein Bestandteil eines durchgängigen Prozesses von Zeiterfassung über Auswertung bis hin zur Lohnabrechnung. So entsteht ein rundes Bild, das sowohl Rechtssicherheit und Effizienz als auch moderne Arbeitsgestaltung abdeckt – genau das, was moderne Unternehmen heute von einer digitalisierten Arbeitswelt erwarten. Für Mitarbeitende bedeutet das weniger Bürokratie, für HR eine einfachere Nachverfolgbarkeit und für das Unternehmen insgesamt mehr Kontrolle über Fehlzeiten und bessere Planungssicherheit. Die automatisierte Nachverfolgung von AU‑Fällen schützt zudem vor verpassten Fristen und unterstützt die konsequente Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben in sensiblen Situationen.
Die Umstellung auf das eAU-Verfahren ist weit mehr als eine gesetzliche Pflichtübung, sie ist eine echte Chance, die Fehlerquote in der Personalverwaltung massiv zu senken. Anstatt manuell auf den gelben Schein zu warten, stößt das System den Abruf bei den Krankenkassen vollautomatisch an, sobald eine Krankmeldung im System hinterlegt wird. Das eliminiert nicht nur lästige Rückfragen bei den Beschäftigten, sondern stellt auch sicher, dass Lohnfortzahlungen und Fristen jederzeit auf einer sauberen, digitalen Datenbasis beruhen. Diese lückenlose Dokumentation bietet Unternehmen die nötige Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen und sorgt für eine transparente Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträgern.
Durch die vollständige digitale Integration der eAU entfällt der manuelle Erfassungsaufwand in der Personalabteilung fast vollständig. Wo früher Postwege und manuelles Abtippen wertvolle Zeit kosteten, fließen die Daten heute direkt in die digitale Personalakte und die Entgeltabrechnung. Dieser Effizienzsprung verschafft den HR-Verantwortlichen den nötigen Freiraum, um sich wieder verstärkt um die Betreuung der Mitarbeitenden und die strategische Personalentwicklung zu kümmern, statt sich in bürokratischen Kleinstaufgaben zu verlieren. Ein moderner Workflow, der nicht nur die Verwaltung beschleunigt, sondern auch die Professionalität der internen Abläufe unterstreicht und den Betrieb fit für die digitale Zukunft macht.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt den "gelben Zettel". Der Prozess funktioniert heute so:
Das ist die Kernstärke von ZEUS®. Die eAU-Daten fließen direkt in das ZEUS® Zeitkonto und den Terminkalender ein. Über standardisierte Schnittstellen werden die Daten mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware (z. B. DATEV, SAP, P&I Loga etc.) abgeglichen. Stammdaten werden übernommen, sodass kein manuelles Abtippen nötig ist.
Die Ermittlung des 6-Wochen-Zeitraums (42 Tage) kann kompliziert sein, besonders bei Folgebescheinigungen oder Anrechnungszeiten. ZEUS® prüft im Hintergrund die hinterlegten Krankheitszeiten. Die Software erkennt, ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt (basierend auf den Rückmeldungen der Krankenkassen). Das System berechnet automatisch, bis zu welchem Datum der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht, und dokumentiert dies revisionssicher.
Personalverantwortliche oder Vorgesetzte erhalten rechtzeitig eine E-Mail oder eine Push-Nachricht, bevor die 6-Wochen-Frist abläuft. Das System markiert den Übergang von der Lohnfortzahlung zum Krankengeldbezug, sodass die Entgeltabrechnung rechtzeitig informiert ist und keine Überzahlungen entstehen.
Factsheet
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